文档管理方法

oulaija

2019-07-12

原创文章

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经验分类:经验/观点/原创文章

产品文档、交互文档、设计文件效果切图文件版本的管理工具/方式调研

随着项目的积累,我们的文件目录会变得十分的盘大,如果不好好管理,将会变得一团糟,有时会影响到我们工作的效率与心情,好的文档管理方式会在一定程度上让我们的工作更加有序,即时文件目录再多,按照已经制定好的规则,也能够快速的查询到目标文件。这次就我个人研究对比,做一次小的分享,希望能对大家有所帮助。


一、文件夹管理

无论是产品文档、交互文档、设计文件都可以用文件夹/文件规范命名的方法,对项目文件/个人文档进行分类,方便查找。

以下是文件夹管理及命名的思维导图

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1.1项目规划及需求

这里面包含内容有:产品定位、竞品分析、需求文档、产品数据

就算只是设计,也需要了解项目前期的内容,了解全局,虽然不需要深入研究,但至少知道自己在做什么,产生什么价值。


1.2交互设计

这里面包含内容有:交互原型稿

设计师按照交互稿来完成设计。


1.3视觉源文件

这里面包含内容有:概念设计、规范、未评审、定稿、历史记录

概念设计:就是项目开始前做的一些概念稿,虽然后期可能用不上了,但是我们也可以存留下来。

规范:我们经常会有做界面拿不准主意的时候,比如圆角多大、字号多大、间距多少,这时候你就可以打开视觉规范来瞧一瞧,帮你节省很多纠结的时间。而且在对接另外设计师的时候也是很方便的。

未评审:就是还没有经过老板或团队评审的设计稿,一定要和定稿文件分开放,不然当文件过多的时候,很容易搞混乱。

定稿文件:这个文件夹放着最重要的东西——输出的定稿文件(始终保持最新版本)。

历史记录:旧版本的设计稿都会放在这个文件夹里,并且半年清除一次,因为很少会用到半年之前的版本。


1.4设计效果图

这里面包含内容有:不同模块效果图、整体效果图。

效果图经常会要输出到各个需求方,这样分类可以快速找出并发送。


1.5标注

现在标注都没有单独输出的,直接上传到蓝湖上查看,如果有另外特殊需要输出的标注文件也可以放这。

现在蓝湖更新后,上传的文件也可以分文件夹按版本来查看非常方便。


1.6切图

这里面包含内容有:应用图标切图、所有元素切图、新增切图。

切图也可以上传到蓝湖,在这备份一份也是为了之后找的时候方便。

设计切图命名规范:

一般命名格式为:“类别_组件_功能_状态”

例如:icon_my_sub_nor


1.7动效文件

做完界面之后把需要做动画的单独拉到这个文件里,根据不同模块和版本来细分。


1.8参考资料

这里面包含内容有:素材图片参考、图标参考、页面参考、字体参考、动画参考、可编辑素材参考。

在看完需求文档后设计师找各种素材,全部丢这里,设计的时候就可以直接查看,不建议开太多的网页,这里也可以分两类,一类是和本次需求相关的参考文件,另一类就是在找素材的时候偶遇的很棒的设计师作品,在做完项目需求之后可以再整理这些自己觉得值得参考的设计作品。


1.9走查报告

当项目进入开发阶段后,视觉设计师就要进入走查阶段,检查现实稿与设计稿的差距,并将问题列举出来,反馈给开发团队,目标就是将还原度达到95%以上!这里面一般根据版本和时间来记录


小结

以上就是我整理项目文件的方法,一定要记住,我们的目的是为了更加容易的找到想要的文件。分类尽量简洁明确不能双击无数次鼠标,最多不超过3层。


二、同步备份

公司有NAS,建议一个小节点就备份一次,方便共享,项目完结后全部资料都备份上去。


三、更新日志

所有交互文档,需求文档,设计文档的修改都制定一个日志表格,这样更快速更明了的知道修改的地方,时间长了也很容易找到所需要的文档。


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四、执行和总结

【文件的分类】

1.文件夹按照使用频次,在文件名称前加数字01\02\03…进行排序,使用最频繁的在最上方。在mac系统中文件夹可以标颜色,方便区分。

2.遇到不知道怎么分类的文件的时候,就是关键,这个时候就要较真根据自己的实际需求让文件放在最适合的位置,这样在后面的工作中会减少很多麻烦。

所以请花更多时间和精力来为文件做最准确的分类,这比急匆匆开始工作更重要。


【执行时段】

执行时段在于设计过程中、接收文件时,对文件的命名、放置,始终保持遵循你的“计划”。

1、 保存文件时,为你的文件编辑一个妥帖的名称,不要以000、001等方式代替,此处你节省的2分钟,可能换来的是日后半小时的寻找时间,甚至是根本找不到!

2、 每次都把文件放在规划好的分类中,不要给自己破例的机会,有了一次例外,就会有100次,你前期的努力便就此化为乌有。

3、 不确定该放在哪里合适时,就停下来仔细想一想,确定下来之后,以后都按照这次的决定来放置,不要改来改去,除非确实有必要。

4、 一定不要只坚持3天就放松,成为习惯后,你会发现不经意间工作的效率就提高了,一方面,节省了找文件的时间,另一方面避免被类似找不到文件这类小事情打断工作的连续性,提高持续集中的注意力。

5、 为当前常常要用的文件,做一个桌面快捷方式,方便更快速度打开。


【复盘时段】

复盘很重要,在复盘中可以找出错误,及时进行自我修正。

「每天的复盘」

1、 每天利用10分钟左右时间(可能更短的时间)、检查你的文件,修改不正确的命名,删掉除不需要的文件。

2、 每天删除已经发出去的压缩包。

3、 每天结束清除你的垃圾桶。


「项目结束的复盘」

1、 项目结束第一时间对整个项目进行整理,制作整体展示效果图。

2、 保留核心原文件,删除多余的临时文件。

3、 定期对自己的作品进行分类整理、制作作品集、编汇总结。


总结:

每一个步骤都需要为长远的便利和效果考虑,不要仅仅方便眼前事。









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